أنشأت الأمانة العامة للأوقاف مركزا للمعلومات في مارس 1998 ليكون مركزا متخصصا في خدمات المعلومات و عمليات دعم اتخاذ القرار لكافة الجهات المهتمة بالوقف و دوره التنموي، و عند اعتماد الهيكل التنظيمي للأمانة العامة للأوقاف ، أعيد تسمية مركز المعلومات ليصبح "إدارة المعلومات و التوثيق" و يطلق عليها إعلاميا "مكتبة علوم الوقف" و تتبع إداريا نائب الأمين العام للإدارة و الخدمات المساندة، و هي تختص بتوفير و توثيق كافة أشكال مصادر المعلومات لتلبية احتياجات المهتمين بالوقف من داخل الأمانة و خارجها.

 

سياسة بناء المجموعات 

 

 "إن الهدف من صياغة سياسة بناء المجموعات هو إيجاد قوانين ضابطة لبناء مجموعات المركز يستطيع على أساسها القائمون على بناء المجموعات من بناء مجموعات قوية ومتماشية والأهداف العامة للأمانة العامة للأوقاف"

 

 تعتبر مقتنيات ادارة المعلومات والتوثيق أهم عنصر من عناصر تميزها وتحديد هويتها وهي التي تلعب الدور البارز في تحقيق الأهداف التي أنشئ من أجلها، كما أنها تعد من أهم معايير الحكم على مدى كفاءتها.

ومجتمع المستفيدين وهم محور اهتمام المركز يجب أن توضع احتياجاتهم وميولهم نصب أعيننا دائما أثناء عملية الاقتناء، وعلى ذلك فإن نجاح عملية الاقتناء وتنمية المجموعات تتوقف على مدى مقابلة المقتنيات لاحتياجات المستفيدين والتغيرات التي تطرأ على اهتماماتهم. ولضمان اضطلاع الادارةبمهمة تنمية المقتنيات على أحسن وجه وضمان الإضطراد وتجنب الممارسات الخاطئة في عملية الاقتناء والتي قد تتسبب في العديد من المشكلات التي من أهمها إهدار الميزانية دون تحقيق الغرض والأهداف التي أنشئت من أجلها الادارةهذا بالإضافة إلى شغل حيز المكتبة ورفوفها بأوعية معلومات يندر الرجوع إليها أو الاستفادة منها، بينما نجد قصوراً في وجود أوعية المعلومات التي يحتاجها المستفيد فعلياً. لهذا لا بد من وجود سياسة محكمة لبناء المجموعات تحكم أداء المركز وتنظم عملية الاقتناء على أسس علمية سليمة.

 وبناء على ما سبق فقد تم أعداد سياسة بناء المجموعات المكتبية والتي تحدد رسالة المكتبة وغاياتها وأهدافها، المجالات الموضوعية لأوعية المعلومات، فئات المستفيدين، معايير الاختيار، تنقية المجموعات، التبادل والإهداء والميزانية.

 

الأهداف :

 • دراسة احتياجات مختلف وحدات وتنظيمات الأمانة من المعلومات على الاتصال بمصادر المعلومات وشبكاتها في كل ما يتعلق بتجميع المعلومات التي تهم الجهات المستفيدة من المركز

 

 •تجميع المعلومات من مصادرها المختلفة وفهرستها وتصنيفها وتيسيرها للخدمة بشكل مناسب وفعال

 

 •توفير قاعدة المعلومات التي تسهم في دعم إعداد كافة الدراسات المتعلقة بمجالات الوقف والتنمية، ولخدمة أغراض دعم القرار في مختلف مجالات العمل بالأمانة العامة للأوقاف

 

 •توثيق نشاط الأمانة العامة للأوقاف والمساهمة في توثيق الجهود البحثية ذات العلاقة بمجالات عمل الأمانة والتي تجري على الصعيد العالمي

 

 •الإسهام في جهود الأمانة الهادفة إلى تحقيق التواصل الثقافي بين مختلف الجهات المهتمة بعمل الأمانة

 

 •تقديم خدمة بث المعلومات وإمداد مختلف الجهات المستفيدة بها داخل الأمانة وخارجها

 

 •متابعة مستجدات نظم المعلومات والتوثيق ومراكزها وشبكاتها، والاستفادة من التطورات الحديثة في تحسين مستوى الأداء بالمركز

 

 •الإسهام في الجهود النرويجية التي تنفذها الأجهزة المختصة بالأمانة لتكوين أوقاف جديدة على أغراض المركز.

 

 

 

 

الموضوعات التي تغطيها المجموعات بالمركز :

 

المجموعات المتعلقة بالعمل الوقفي: وتشتمل على المجموعات الفرعية التالية:

 

• إصدارات الأمانة والوثائق التي تغطي أنشطتها والخاضعة لنظام إيداع وثائق الأمانة

 

• الوثائق المتعلقة بالقواعد الشرعية للوقف

 

• الوثائق المتعلقة بالتشريعات (الأساسية والفرعية) المنظمة للوقف

 

• المصادر المتعلقة بمجالات العمل الوقفي داخل الكويت وخارجها

 

• الوثائق المتعلقة بتاريخ الوقف في العصور المختلفة داخل الكويت وخارجها

 

• الوثائق أو الحجج المتعلقة بالأوقاف ذات دلالة خاصة في تاريخ الوقف القديم والوسيط والمعاصر

 

• الوثائق المتعلقة بالدور التنموي للوقف

 

• الوثائق المتعلقة بالاستثمار الوقفي

 

• الوثائق المتعلقة بالجوانب المؤسسية للوقف (الطبيعة المؤسسية للقطاع الوقفي، شبكة المؤسسات الوقفية وأشكالها القانونية، التخطيط في القطاع الوقفي، الأسس التنظيمية للوقف، الإدارة التنفيذية في المؤسسات الوقفية، الرقابة في مؤسسات القطاع الوقفي، إدارة الأفراد في القطاع الوقفي، نظم المحاسبة في المؤسسات الوقفية، الوقف وإعادة هيكلة جهاز الدولة، التنسيق الدولي في مجال الأوقاف الإسلامية)

 

 

مجموعة المصادر الرئيسية والوثائق المتعلقة بخدمات المعلومات، وهي من الأدوات الرئيسية لعمل الهيئة التخصصية البيبليوجرافة في المركز واللازمة لتطوير نظم العمل به وتشمل:

 

• المراجع المتعلقة بالنظم الفنية للوثائق

 

• البيبليوجرافيات والفهارس والكشافات المحلية والإقليمية والعالمية

 

• المكانز و الموسوعات ودوائر المعارف والقواميس والأطلس

 

• الوثائق المتعلقة بخدمات المعلومات ومؤسساتها ونظمها ومستجداتها

 

 

 

المطبوعات المهداة الى الأمانة العامة للأوقاف في الإطار الموضوعي المقرر للمركز

 

أ‌. المجموعات ذات الصلة باهتمامات المركز

 

1- المجموعة المتعلقة بالقطاع التطوعي، وتغطي المجالات التالية:

 

• نشاط القطاع التطوعي في دولة الكويت

 

• نشاط القطاع التطوعي في العالم العربي والإسلامي

 

• نشاط القطاع التطوعي في الدول النامية الأخرى

 

• نشاط القطاع التطوعي في الدول المتقدمة

 

2- المجموعة المتعلقة بالنشاط الإسلامي، وتغطي المجالات التالية:

 

• نشاط قطاع الشئون الإسلامية بدولة الكويت

 

• نشاط قطاع الشئون الإسلامية في العالم العربي والإسلامي

 

• نشاط الحركة الإسلامية في الدول النامية غير المسلمة

 

• نشاط الحركة الإسلامية في الدول المتقدمة

 

3- المجموعة المتعلقة بالدراسات الحضارية والثقافية، وتغطي المجالات التالية:

 

• المراجع الأساسية المتعلقة بكافة الدراسات الإسلامية والشرعية

 

• الدراسات المتعلقة بحركة الإحياء الإسلامي والمشروع النهضوي المعاصر

 

• المتغيرات الدولية وقضايا المستقبل

 

• الهوية وتحديات الاتصال الحضاري والتدفق الإعلامي

 

• الدراسات المتعلقة بحوار الحضارات والثقافات

 

4. المجموعة المتعلقة بالدراسات الفكرية والثقافية وتغطي المجالات التالية:

 

• الثقافة الإسلامية المعاصرة (الواقع والتحديات، آفاق المستقبل)

 

• التجديد والاجتهاد الفكري

 

• التعددية الفكرية والفقهية

 

• فقه المقاصد والأولويات

 

• التراث والمعاصرة

 

• المجتمع المدني (الأهلي)

 

• الشورى والديمقراطية

 

• حريات و حقوق الإنسان

 

• نظريات الإدارة الحديثة، والإدارة في الإسلام

 

• ظاهرة العنف والتطرف

 

• التربية في الإسلام

 

• مشكلة الفقر

 

• العمل في الإسلام

 

• التكافل الاجتماعي

 

• قضايا التركيبة المجتمعية (القبلية، التعددية العرقية والطائفية الدينية)

 

• المرأة والطفولة والشباب

 

5- المجموعة المتعلقة بالدراسات التنموية، وتغطي المجالات التالية:

 

• الدراسات المتعلقة بالتنمية وفلسفتها ونظرياتها وتجاربها الأساسية

 

• الدراسات المتعلقة بالتنمية في المجالات المختلفة (الثقافية والإعلامية، الاجتماعية والبشرية التربوية، الاقتصادية، البيئية، السياسية والأمنية، المؤسسية)

 

• الدراسات المتعلقة بالاقتصاد الإسلامي

 

• الدراسات والمعلومات المتعلقة بالتنمية في الدول النامية غير الإسلامية

 

• الدراسات المتعلقة بالتنمية في الإسلام

 

6-  المجموعة المتعلقة بدولة الكويت، وتغطي المجالات التالية:

 

• التشريعات الرئيسية والفرعية الصادرة في دولة الكويت

 

• التطور التاريخي لدولة الكويت

 

• البيانات والإحصائيات الرئيسية المتعلقة بمختلف جوانب الحياة والنشاط في دولة الكويت

 

 

 

فئات المستفيدين من خدمات المكتبة :

 

يتنوع المستفيدون من خدمات المكتبة بحسب طبيعة الاهتمام بين الفئات التالية:

 

1- متخذو القرار في مختلف مجالات العمل الوقفي، والإسلامي والتنموي بصفة عامة

 

2-  العاملون في مجال العمل التطوعي والوقفي أو الإسلامي والتنموي

 

3-  المتخصصون والباحثون في مجالات اهتمام المركز

 

4- مراكز المعلومات والمكتبات المهتمة بإنتاج المكتبة

 

5- وسائل الإعلام

 

أما من حيث مجال الاهتمام فيتنوع المستفيدون من خدمات المكتبة بين الفئات التالية:

 

1-  أجهزة الأمانة العامة للأوقاف

 

وهذه تختلف احتياجاتها عن باقي المستفيدين بتركيز أكبر على مجال النشاط في الأمانة وفي قطاع الصناديق والمشاريع الوقفية إضافة الى نشاط الجهات المتعاونة أو المتكاملة مع مشروعات الأمانة وبرامجها

 

2-  المهتمون بالعمل الوقفي والعمل التطوعي بشكل عام

 

وهذه الفئة تضم الشرائح التالية:

 

• المتطوعون بالجهد والمتبرعون بالمال سواء أكانوا راغبين للدخول في هذا المجال أم من المشاركين فيه ولديهم الرغبة في متابعة تطور شئونه

 

• الجهات الرسمية والأهلية المتعاملة مع النشاط التطوعي والعمل الخيري

 

• المؤسسات الرسمية المهتمة بالعمل التطوعي والوقفي

 

• الدارسون ومراكز البحث العلمي في موضوعات العمل التطوعي والوقفي

 

• وسائل الإعلام المهتمة بقضايا النشاط التطوعي والوقفي

 

3-  المهتمون بقضايا التنمية في المجتمعات الإسلامية

 

وهذه الفئة تضم الشرائح التالية:

 

• الجهات الرسمية والأهلية المتعاملة مع مختلف جوانب العملية التنموية وخصوصا في مجال التنمية الاجتماعية

 

• الجهات المتهمة بقضايا حوار الحضارات وحركة الإحياء الإسلامي

 

• الدارسون ومراكز البحث العلمي في موضوعات التنمية في المجتمعات الإسلامية، وبقضايا التنمية من منظور إسلامي

 

عناصر تنمية المجموعات المكتبية :

 

أولا:مسئولية بناء وتنمية المجموعات

 

• تقع مسئولية اختيار مصادر المعلومات على لجنة تشكلها الأمانة العامة للأوقاف تتكون من مراقب المعلومات والتوثيق وموظف من قسم خدمات المعلومات وموظف من قسم الإعداد الفني بالإضافة إلى رئيس قسم الإعداد الفني

 

• يتولى قسم التزويد بالمركز مسئولية متابعة المؤتمرات والندوات التي تعقد خارج وداخل الكويت في موضوع الوقف المجتمع الأهلي، العمل التطوعي، والتنمية

 

• يتولى قسم التزويد بالمركز الاتصال الدائم بالهيئات الخيرية والمنظمات الإسلامية ذات الصلة للحصول على قوائم بأحدث إصداراتهم

 

• يتولى قسم التزويد مخاطبة والاتصال بوزارات الأوقاف في الدول العربية والإسلامية للحصول على تجارب الدول الوقفية وإحصائيات بالوثائق الوقفية المتوفرة وكذلك الهيئات الخاصة المسؤولة عن الوقف

 

• يتولى قسم التزويد بناء قاعدة للإهداء والتبادل مع الهيئات والمنظمات ذات الصلة

 

• يتولى كل من رئيس قسم خدمات المعلومات ورئيس قسم الإعداد الفني بإحاطة مسئول التزويد بقوائم الكتب والإصدارات الحديثة في مجال الاهتمام ممن خلال تصفحهم و إعدادهم الفني للدوريات والكتب والمراجع

 

• من مسئولية قسم الإعداد الفني الحصول على قوائم الناشرين والببليوجرافيات المتخصصة لعرضها على لجنة بناء المجموعات

 

• من مسئولية قسم الإعداد الفني مراجعة وتدقيق الطلبات من المواد المكتبية المنتقاة للتأكد من عدم التكرار وذلك طبقا لسياسة بناء المجموعات المعتمدة

 

• يتم إضافة أية موضوعات مستجدة

 

 

 

ثانيا: طرق الاختيار

 

• آراء القائمين على العمل في الأمانة

 

• القوائم البيبيليوجرافية المتخصصة وعروض نقد الكتب وصفحة المراجع في الرسائل الجامعية والكتب المنشورة

 

• كشاف أدبيات الوقف"أحد مشاريع الأمانة العامة للأوقاف"، هو كشاف يعني بتجميع كل ما يتوفر عن الوقف في كل دولة على حده

 

• استخدام كتالوجات معارض الكتب

 

• دوريات الهيئات الإسلامية

 

• مسح للمكتبات الخاصة

 

 

 

ثالثا: معايير الاختيار

 

نظراً للطبيعة الخاصة لمكتبة الأمانة العامة للأوقاف وذلك بتخصصها في الاهتمام بمجال الوقف فعلية يتوجب الحصول على كل ما نشر وينشر عن الوقف بمختلف أشكال أوعية المعلومات، وذلك وفقا للإمكانات المتاحة مع الحفاظ على حقوق الملكية الفكرية

 

• يتم شراء ثلاث نسخ من أية كتاب حول موضوع الوقف( قديم أو حديث) أما بالنسبة لمجموعات العمل التطوعي ومجموعات التنمية والموضوعات الثقافية فيراعى التالي:

 

-  التحقق من الشكل المادي للموارد من حيث نوعية وجودة الورق، التصميم، الخط، التجليد والمظهر العام

 

  تحقيق توازن موضوعي بحيث لا تطغى مجموعة على أخرى

 

-  التأكد من الطبعات الجديدة والمنقحة لأية نسخة إذا كانت تحتوي على أية إضافات جديدة في الموضوع

 

-  تراعي قيم الدين الإسلامي وعلاقات دولة الكويت السياسية

 

- عند الحصول على مخطوط يراعى تقييمه من قبل خبير قبل شراؤه للتأكد من قيمته التاريخية وتحديد سعره

 

- يتم شراء نسخة واحدة من أي عنوان إلا في حالة إقرار مدى حاجة المستفيدين لأي عنوان وبموافقة إدارة المركز يتم شراء أكثر من نسخة

 

معايير الاختيار بناء على شكل الوعاء:

 

1-  الحجج الوقفية

 

وهي الوثيقة التي تحمل المعلومات الأولية عن وقف ما، ولهذه النوعية من الوثائق أهمية قصوى لاحتوائها على معلومات دقيقة عن الشخص الواقف والعين الموقوفة، بالإضافة إلى المعلومات التاريخية والاجتماعية التي تعطي صورة جيدة عن عصر الوثيقة والظروف المحيطة بها، لهذا فإن المركز يهتم باقتناء مجموعات من هذه الحجج تتنوع من حيث القدم والحداثة ومن حيث الموضوع ويراعى عند اقتناء هذه الوثائق ما يلي:

 

- يتم شراء نسخة مصورة طبق الأصل ومختومة بذلك وواضحة تمهيدا لحفظها باستخدام تكنولوجيا المسح الضوئي

 

-  الحصول على الحجج الوقفية بعد لغات

 

-  توفير ترجمة مصاحبة للوثيقة المكتوبة بغير اللغة العربية

 

- عند شراء أصل الحجة يجب التأكد من أن الوقف غير ساري المفعول وقد تم إيقافه لسبب ما

 

2- المراجع

 

وهي مجموعة الكتب المرجعية والمواد الأخرى التي لا تقرأ بأكملها ويستعان بها للإرشاد، مثل دوائر المعارف والمعاجم والقواميس والأدلة والببليوجرافيات والكشافات والأطالس

 

يتم اختيارها وفقا للمعايير السابقة ( ثالثا) بالإضافة إلى:

 

-  شراء نسخة واحدة من أي مرجع غلا إذا استدعت الحاجة إلى توفيره في إحدى اللجان أو المشاريع للأهمية

 

-  ظان تغطي مجموعة المراجع المجالات الموضوعية ذات الاهتمام

 

-  عدم التكرار والازدواجية في اقتناء أكثر من شكل لنفس العنوان إلا إذا استدعت الحاجة ذلك

 

3- الدوريات

 

وهي المطبوع الذي يصدر على فترات زمنية منتظمة بأعداد وأجزاء متتالية وتحت عنوان واحد، وقد تكون يومية، أسبوعية، شهرية،فصلية ، سنوية أو غير ذلك ويراعى عند اختيارها ما يلي:

 

-  اهتمامها بالمجالات الموضوعية ذات الصلة

 

-  يتم اقتناء نسخة واحدة في المكتبة أو نسختين إذا تطلبت الحاجة لوجود نسخة أخرى بأحد الوحدات التابعة للأمانة

 

-  يتم اقتناء الدوريات بغير اللغة العربية أو الإنجليزية كالفارسية مثلا إذا كانت تخدم المجال الموضوعي

 

4- المخطوطات

 

يراعى التالي عند اقتناء المخطوطات:

 

-  أن يكون في موضوع الوقف وما يتصل به

 

-  الحصول على نسخة مصورة طبق الأصل سواء بالتصوير الفوتوغرافي أو على شكل مصغرات فيلمية

 

-  في حال الحصول على النسخة الأصلية يقوم خبير في مجال المخطوطات والوقف بتقييم المخطوط وتحديد سعره

 

5-  المواد السمعية والبصرية

 

وهي تلك المواد التي تعتمد على حاستي السمع والبصر معا، ويهتم المركز بالحصول على كل ما تصدره الأمانة العامة للأوقاف على شكل فيلم فيديو أو شريط كاسيت تتناول المؤتمرات والندوات والمحاضرات التي تشارك فيها الأمانة أو تعقدها، كما يهتم المركز بالحصول على هذا الشكل من المواد في نطاق التحديد المسبق للمجالات الموضوعية للمركز وبناء على طلب أحد إدارات الأمانة ويجب مراعاة التالي:

 

-  المجالات الموضوعية المحددة فيما سبق

 

-  وضوح الفيلم أو الكاسيت (صورة وصوت )

 

-  سعر المادة ( إذا تجاوز سعر الفلم 30 دينار كويتي يجب الحصول على موافقة من الإدارة ونائب الأمين العام المختص)

 

6- المصغرات الفيلمية

 

تشمل المصغرات الفيلمية على الميكروفيلم والمايكرفييش والمايكروكارد وهذه المواد عبارة عن وسائط استنسخت عليها الكتب أو الدراسات بصورة مصغرة جدا ولا تقرأ بالعين المجردة . يرى المركز أهمية هذه المصغرات بما توفره من المكان المطلوب لخزن المواد الأصلية ويراعى عند الحصول عليها التأكد مما يلي:

 

-  مطابقة المطبوع للأصلي

 

-  المجال الموضوعي (حجج وقفية – مخطوطات)

 

-  وضوح الصورة

 

-  إمكانية استخدامه على نوعية الأجهزة المتوفرة بالمكتبة

 

-  عدم وجود أية علامات لبقع كيماوية أو خدوش أو غيرها من العيوب.

 

الميزانية

 

تقسم بنود الميزانية المقررة لبناء المجموعات على حسب الأولويات من حيث الموضوع وهي كالتالي:

 

-  الوقف العمل التطوعي

 

- التنمية

 

-  الموضوعات الثقافية التي تدعم وتنمي القاعدة الثقافية لموظفي الأمانة




 

سياسة التبادل و الاهداء 

 

أن الهدف من إضافة بند للتبادل والإهداء في هذه السياسة هو رصد ومتابعة كل ما يتم إهداؤه إلى الجهات المختلفة من قبل المركز إضافة إلى ما يتم إهداؤه إلى الأمانة العامة للأوقاف من الجهات المختلفة وذلك لتوثيق الصلات والروابط فيما بين الأمانة العامة للأوقاف والجهات المختلفة المهتمة بمواضيع الوقف والمواضيع ذات الصلة.

السياسة العامة :

 

يتم إرسال كافة المواد المهداة إلى الأمانة العامة للأوقاف إلى مركز المعلومات بناء على قانون إيداع الوثائق تقرير مدى أهميتها وملاءمتها للمجمعات المكتبية والتصرف بها في حالة عدم ملاءمتها وتوافها مع المجالات الموضوعية للمركز. وتعتبر المجوعات المهداة للأمانة من الركائز المهمة في بناء مجموعات المكتبة وخاصة تقارير المؤتمرات والندوات والدوريات.

 

 

​يكون الإهداء على مستويين :

 

المستوى الأول ويشمل إهداء الكتب والمراجع المتوفرة لدى المركز لبعض الجهات والأفراد ممن ترتبط معهم الأمانة بعلاقات عمل مختلفة

 

المستوى الثاني ويشمل شراء بعض الكتب والمراجع وإهداءها للعاملين في الأمانة العامة للأوقاف وذلك انطلاقا من أهداف المركز بالعمل على تنمية وتطوير قدرات العاملين لدى الأمانة العامة للأوقاف

 

-   يعمل مركز المعلومات على استقبال مختلف أوعية المعلومات من الجهات المختلفة والأفراد دون تحديد لموضوع معين ويتم اختيار المراجع المتعلقة بالمواضيع التي تدخل ضمن اهتمامات المركز ومن ثم إرسالها إلى الفهرسة ليتم إعدادها فنيا وإدخالها للخدمة.

-   المراجع المتضمنة لمواضيع متفرقة لا تدخل ضمن اهتمامات المركز يتم حصرها وإضافتها إلى مجموعة المراجع المعدة للإهداء، كما يتم شراء بعض المراجع القيمة كالموسوعة الفقهية وذلك لإهدائها إلى بعض الجهات والمراكز التي تتعامل معها الأمانة حيث يكون لهذا الإهداء مردود كبير على المركز وذلك بإهداء هذه الجهات والمراكز بدورها بعض المراجع القيمة و التي من الصعب الحصول عليها للأمانة العامة للأوقاف.

يتم تحديد سياسة إهداء لكل إصدار على حده

 

إصدارات الأمانة:

 

-   يقوم مركز المعلومات بتحديد الأفراد و الجهات التي يتم التعامل معها بشكل  مستمر والتي لها علاقة بالوقف والعمل التطوعي و بالتعاون مع الصناديق والمشاريع بالأمانة يقوم مركز المعلومات بإهداء هذه المطبوعات حال صدورها إلى الجهات التي سبق وتم تحديدها.

-  بالتعاون مع مكتب الدراسات يقوم المركز بتحديد عدد معين من المطبوعات الصادرة من قبل الأمانة وتعد بحقائب خاصة لتم إهدائها إلى الوفود التي تقوم بزيارة الأمانة.

-  يقوم المركز بتوفير الإصدارات للطلبة والباحثين مستخدمي مكتبة مركز المعلومات والجهات الحكومية في داخل دولة الكويت وخارجها في حال طلبها من قبلهم.

 

 

 

 

 

يتم مسبقا تحديد الجهات والأفراد المستفيدون من هذه الإصدارات تبعا لطبيعة الموضوعات التي تغطيها هذه الإصدارات ومن ثم يتم إرسال هذه الإصدارات إلى الجهات والأفراد المعنيين كما يتم متابعة المطبوعات المختلفة للتعرف على الجهات المحتاجة إلى مطبوعات تكون متوفرة لدى المركز كالمراكز الإسلامية في بعض الدول الفقيرة ويتم إضافة هذه المراكز إلى قائمة الإهداء. 

 

 

و تعمل إدارة المعلومات و التوثيق على استقبال مختلف أوعية المعلومات على استقبال مختلف أوعية المعلومات من الجهات المختلفة و الأفراد دون تحديد لموضوع معين، و يتم اختيار المصادر المتعلقة بالمواضيع التي تدخل ضمن اهتمامات المكتبة و من ثم إرسالها إلى الفهرسة ليتم إعدادها فنيا و إدخالها للخدمة و يتم وضع باقي العاناوين ضمن قائمة الإهداء و التبادل.

 




سياسة الإيداع 

 

​يهدف نظام إيداع الوثائق بالأمانة العامة للأوقاف المبينة أحكامه في المواد التالية إلى تحقيق الأغراض التالية:-

 

1-      المحافظة على أمن و سلامة الوثائق الرسمية للأمانة العامة للأوقاف من التلف أو الضياع.

 

2-      تعزيز مكانة العمل التوثيقي كأحد أركان التنمية المؤسسية للأمانة العامة للأوقاف.

 

3-      ضبط حركة تداول و نشر المعلومات الصادرة عن الأمانة العامة للأوقاف أو المحفوضة لديها.

 

4-      الإسهام في تقديم أفضل مستوى ممكن من الدقة عند توفير المعلومانة المطلوبة لجميع فئات المستفيدين من إدارة المعلومات و التوثيق بالأمانة العامة للأوقاف.

 

5-      المساهمة في توثيق تاريخ الوقف و إنجازاته و على الأخص تجربته المعاصرة في دولة الكويت.

 

 

 

​قواعد و أحكام إيداع الوثائق في الأمانة العامة للأوقاف:-

 

أ‌-        لا يجوز تداول أو نشر أي وثيقة من وثائق الأمانة على المستوى الداخلي أو الخارجي ما لم يكن قد تم تسجيلها وفقا لأحكام هذا النظام.

 

ب‌-    تكون إدارة المعومات و التوثيق مسؤولة عن تسجيل وثائق الأمانة و يناط بها على وجه الخصوص المسؤوليات التالية:-

 

1-      وضع رقم إيداع لكل وثيقة و تحديد مستواها قبل نشرها و تداولها كوثيقة رسمية للأمانة.

 

2-      اتخاذ التدابير اللازمة للمحافظة على أمن و سلامة هذه الوثائق من التلف و الضياع.

 

3-      المعالجة الفنية لهذه الوثائق و تيسيرها للخدمة.

 

4-      اتباع الطرق العلمية السليمة للمحافظة على الكيان المادي للأصول المحفوظة خاصة الأصول ذات القيمة التاريخية لضمان تجنب تلفها أو تعرضها لأية مخاطر وفقا للإستراتيجية المعتمدة.

 

ت‌-    تلتزم أجهزة الأمانة بإيداع نسختين لدى إدارة المعلومات و التوثيق من الوثائق الصادرة عنها في شكلها النهائي المتاح للتداول داخليا و خارجيا في موعد لا يتجاوز أسبوع من تاريخ صدورها.

 

ث‌-    تخضع لأحكام هذا النظام جميع الوثائق الصادرة عن أجهزة الأمانة على اختلاف أشكالها، باستثناء الوثائق التالية:-

 

1-      الوثائق المتعلقة بالعاملين بالأمانة.

 

2-      الوثائق المتعلقة بالمعاملات المالية و الإدارية للأمانة.

 

3-      المكاتبات المتبادلة بين أجهزة الأمانة.

 

ج‌-      تلتزم أجهزة الأمانة بتسليم صورة طبق الأصل لإدارة المعلومات و التوثيق من كافة الوثائق و على الأخص:-

 

1-      الأحكام القضائية.

 

2-      العقود و الإتفاقيات و مذكرات التفاهم التي تبرمها الأمانة مع الغير و الموقعة من أطرافها.

 

3-      وثائق التسجيل الخاصة بالممتلكات العقارية الموقوفة.

 

ح‌-      يحظر على أي من أجهزة الأمانة إتلاف أية وثائق أو مطبوعات صادرة عنها أو واردة إليها ، و عليها في حالة الإستغناء عن هذه الوثائق و المطبوعات تسليمها إلى إدارة المعلومات و التوثيق.

 

خ‌-      تلتزم جميع وحدات الأمانة و العاملين فيها بإيداع الوثائق و المطبوعات المهداة إليهم من جهات خارجية لدى إدارة المعلومات و التوثيق.

 

د‌-       تلتزم الوحدات الإدارية أن تودع لدى إدارة المعلومات و التوثيق نسخة إلكترونية عن قرص مدمج من أي إصدار تقوم بإنتاجه سواء كان ورقي أو سمعي أو مرئي ، بشرط اعتماد هذه النسخة من قبل مركز نظم المعلومات.

 

ذ‌-       يكون شراء أية كتب أو مراجع أو مصنفات سمعية أو بصرية أو الإشتراك في الدوريات بمعرفة إدارة المعلومات و التوثيق و التي تتولى القيام بإجراءات توفيرها لكافة وحدات الأمانة.

 

ر‌-      تقود إدارة المعلومات و التوثيق بتقديم خطة عمل لنقل الوثائق الخاضعة لهذا النظام و المحفوظة لدى وحدات الأمانة إليها وفق الإستراتيجية و  السياسات المعتمدة من نائب الأمين العام للإدارة و الخدمات المساندة.

 




سياسة الإعارة 

 

ويقصد بها عملية إعارة وعاء أو أكثر من مجموعات مكتبة علوم الوقف المسموح بإعارتها إلى أي مستفيد من مستفيديها وذلك لاستخدامها خارج أو داخل المكتبة ، ثم إلغاء إعارتها عند إرجاعها، ويتم ذلك ألياً باستخدام نظام الإعارة الآلية المميكنة.

 

 

 ويهدف وضع سياسة للإعارة إلى وجود قواعد تنظم عملية الاستفادة من مجموعات المكتبة و لتستخدم كدليل يوضح وينظم عملية الاستفادة من مجموعات المكتبة وبالتالي  تقديم الخدمات للمستفيدين وفقاَ لإجراءات واضحة ومعروفة من قبل الجميع .  

 

فئات المستفيدين أوالمستعيرين

 

تقدم المكتبة خدماتها لخمس فئات من المستفيدين و هم:

 

أولاً : القيادات الإدارية العليا بالأمانة العامة للأوقاف

 

ثانيا : القيادة الوسطى  بالأمانة العامة للأوقاف

 

ثالثا : العاملون بالأمانة العامة للأوقاف

 

رابعا : طلبة الدعم والبحث العلمي

 

خامسا : الباحثين والمهتمين بشئون الوقف

 

 

ملاحظة: يحق لأي شخص ليس من ضمن الفئات السابقة استخدام أو الإطلاع على المجموعات المكتبية ولكن داخل مبنى المكتبة   

 

 

 

أنواع الإعارة:

 

تقسم الإعارة إلى قسمين هما الإعارة الداخلية و الإعارة الخارجية :

 

 

1- الإعـارة الداخليـة:

 

ويقصد بها الاستخدام الداخلي في المكتبة، تقـدم هذه الخدمـة لكافة المستفيدين المشمولين حسب سياسة المكتبة ، وكذلك من أي مستفيد أخر زائر للمكتبة ويكون استخدام الكتب في مبنى المكتبة الموجود بالطابق الثاني . ويتم إدخال المجموعات المستخدمة تحت فئة إعارة داخلية في نظام الإعارة الآلي

 

 

2-  الإعارة الخارجية:

 

تقدم هذه الخدمة للمستفيدين (الفئات الخمسة المحددة سابقا) الذين يرغبون في الاستعانة بمصادر المكتبة المختلفة والمسموح لهم بإعارتها خارج المكتبة.

 

شروط الإعارة الخارجية:

 

للعاملين في الأمانة العامة للأوقاف إبراز بطاقة الدوام والذي تستخدم كبطاقة تعريف لإدخال البيانات الأساسية للمستعير أول مرة فقط وبعد ذلك تستخدم بإدخال الترميز العمودي للموظف والموجود على البطاقة ، وبالتالي يتوجب عليه إبرازها عند كل عملية إعارة.

 

 

يخضع المشترك من خارج الأمانة للشروط التالية:

1- تعبئة نموذج خاص بطلب إعارة خارجية

2-  يحصل على بطاقة اشتراك من المكتبة و يقتصر استعمالها عليه فقط ، حيث لا يجوز أن يستعمل البطاقة غير صاحبها (اشتراك فردي)

3-  يبرز بطاقة الاشتراك عند الرغبة في استعارة أية مادة

4- لا يجوز الاشتراك بالإعارة الخارجية باسم المؤسسات أو الوزارات أو الجمعيات …الخ

 

 

 

مدة الإعارة والتجديد :

 

تعار مجموعات المكتبة المسموح بإعارتها حسب ما هو مبين بالجدول صفحة  والمواد غير المسموح بإعارتها خارجيا يمكن للمستفيد استنساخ احتياجاته منها من خلال خدمة التصوير المتوفرة بالمركز مجاناً بالوقت الحالي على أن يراعى عدد معين من الصفحات   ومراعاة حقوق الطبع ، كما يمكنه الإطلاع عليها من خلال خدمة الإعارة الداخلية في المكتبة خلال ساعات عملها من الساعة 7.30 إلى الساعة 2 ظهراً.

 

 

 

الحجوزات:

 

يجوز حجز كتاب بحوزة مستعير آخر و يتم إشعار الشخص المعني عند إرجاع الكتاب

 

 

 

إشعارات:

 

ترسل إشعارات الإعارة الرسمية إلى جميع المستعيرين عن طريق البريد الداخلي أو الإنترانت أو البريد الإلكتروني  في الحالات التالية :

1- التأخر في إعادة المواد المعارة

2- في حالة طلب المادة من قبل أحد المستفيدين وبصورة ضرورية أو مستعجلة 

 

 

 

التأخر في إرجاع المواد المكتبية:

 

إذا تأخر المستفيد في إرجاع ما بحوزته من مواد مكتبية في الوقت المحدد فإنه يتعرض للعقوبات التالية 

 لا يستطيع استعارة أي مادة مكتبية حتى يقوم بإعادة المواد الموجودة بحوزته حتى و لو كانت مدة التأخير يوم واحد حيث أن جهاز الحاسوب مبرمج على هذا النحو

 

 

 

تعليمات الإعارة:

1- يجب إبراز البطاقة عند كل عملية إعارة من المكتبة

2- إلزام  المستفيد بتوقيع نموذج إخلاء طرف  عند انتقاله أو استقالته أو انتهاء مدة خدمة عملهم في الأمانة لأي سبب كان . 

 

 

 

مدة الإعارة و عدد الكتب المسوح باستعارتها:

تتحدد مدة الإعارة و عدد الكتب المسموح باستعارتها طبقا لفئات المستفيدين ونوع الوعاء.